Zasady ochrony wizerunku i danych osobowych małoletnich

 

ZASADY OCHRONY WIZERUNKU

I

DANYCH OSOBOWYCH MAŁOLETNICH

W ŚWIETLE STANDARDÓW OCHRONY MAŁOLETNICH

W

PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 23

IM. MAŁEGO TYGRYSKA PIETRKA

UL. WALEREGO WRÓBLEWSKIEGO 32

W GORZÓW WIELKOPOLSKI

Spis treści:

 

1. Wstęp
2. Zasady ochrony wizerunku małoletnich.
3. Rejestrowanie wizerunku dzieci do użytku placówki
4. Rejestrowanie wizerunku dzieci przez osoby trzecie i media
5. Zasady w przypadku niewyrażenia zgody na rejestrowanie wizerunku dziecka
6. Przechowywanie zdjęć i nagrań
7. Przydatne uwagi
8. Wzory załączników

 

Wstęp:

Standardy Ochrony Małoletnich – Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym określa szczególne środki ochrony przeciwdziałające zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, znowelizowana za sprawą Ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw, przewiduje obowiązek opracowania standardów ochrony małoletnich, określając je jako szczególne środki ochrony małoletnich. Standardy Ochrony Małoletnich (projektowane art. 22b-22c ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym) obejmować mają m.in. sposób dokumentowania wypełniania obowiązku kontroli pracowników przed dopuszczeniem do pracy z małoletnimi w zakresie spełniania przez nich warunków niekaralności za przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności; zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich; zasady i procedurę podejmowania interwencji, w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego; procedury i osoby odpowiedzialne do składania zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego oraz zawiadamiania sądu opiekuńczego; zasady i sposób udostępniania personelowi polityki do jej zaznajomienia i stosowania, a w przypadku placówek, w których małoletni przebywają regularnie lub czasowo także wymogi bezpiecznych relacji między małoletnimi, zasady korzystania z Internetu, planu wsparcia małoletnich po ujawnieniu krzywdzenia. Obwiązek wprowadzenia Standardów Ochrony Małoletnich (projektowany art. 22b ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym) dotyczy: organu zarządzającego placówką oświatową, opiekuńczą, wychowawczą, religijną, artystyczną, medyczną, sportową, do której uczęszczają albo w której przebywają lub mogą przebywać małoletni; organizatora działalności oświatowej, opiekuńczej, wychowawczej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej, sportowej lub związanej z rozwijaniem zainteresowań przez małoletnich oraz podmiotu prowadzącego usługi noclegowo-hotelarskie i turystyczne (projektowany art. 22b ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym).

 

1. Zasady ochrony wizerunku małoletnich:

 

1. Szkoła uznając prawo dziecka do prywatności i ochrony dóbr osobistych, zapewnia ochronę wizerunku dziecka.
2. Wizerunek podlega ochronie na podstawie przepisów zawartych w Kodeksie cywilnym,
   w ustawie o prawie autorskim o prawach pokrewnych, a także na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych (RODO) – jako tzw. dana szczególnej kategorii przetwarzania.
3. Upublicznianie wizerunku dziecka do 16 lat, utrwalonego w jakiejkolwiek formie (fotografia, nagranie audio-wideo) wymaga wyrażenia zgody osoby Sprawującej władzę rodzicielską lub opiekę nad dzieckiem (wymóg art. 8 RODO).
4. Osoba małoletnia powyżej 16 roku życia ma prawo do wyrażenia zgody samodzielnie.

5. Zgody, o których mowa w pkt 3 i 4 są wyrażane w formie pisemnej.

Zgody j/w. są jednocześnie zgodami na rozpowszechnianie wizerunku małoletniego wskazaną
w art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Załącznik 16b

6. Rodzice ucznia/opiekunowie lub małoletni powyżej 16 roku życia wyrażając zgodę na upublicznienie wizerunku małoletniego, określają precyzyjnie miejsca i kanały upubliczniania wizerunku, kontekst w jakim wizerunek będzie wykorzystany, a także okres upublicznienia.
7. Osoba wyrażająca zgodę otrzymuje klauzulę informacyjną o zasadach przetwarzania danych osobowych oraz jest informowana przez osobę reprezentującą administratora danych osobowych o przysługujących prawach, w tym prawie do wycofania zgody oraz innych, zgodnie z art. 5 RODO.
8. Jeżeli wizerunek małoletniego stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza, zgoda rodziców/opiekunów lub małoletniego powyżej 16 roku życia na utrwalanie wizerunku ucznia nie jest wymagana. Zabrania się umieszczania informacji pozwalających ustalić tożsamość osób ujętych na zdjęciu lub innej formie publikacji.
9. Pracownikowi szkoły nie wolno umożliwiać przedstawicielom mediów utrwalania wizerunku ucznia (filmowanie, fotografowanie, nagrywanie głosu dziecka) na terenie instytucji bez pisemnej zgody opiekuna ucznia i zgody dyrektora.
10. Niedopuszczalne jest podanie przedstawicielowi mediów danych kontaktowych do opiekuna ucznia – bez wiedzy i zgody tego opiekuna i dyrektora placówki.
11. W przypadku utrwalania wizerunku uczniów na zajęciach „otwartych”, „pokazowych” wymagana jest zgoda, jak w pkt 3 i 4.
12. Nauczyciel może wykorzystać w celach szkoleniowych lub edukacyjnych utrwalony materiał
    z udziałem małoletnich tylko z zachowaniem ich anonimowości oraz w sposób uniemożliwiający identyfikację dziecka, za zgodą dyrektora szkoły.
13. Ochrona wizerunku małoletnich utrwalanych przez kamery monitoringu odbywa się na zasadach określonych w Regulaminie monitoringu.
14. Regulamin monitoringu określa zasady udostępniania nagrań podmiotom zewnętrznym, w tym policji, służbom porządkowym oraz w sprawach wymagających wyjaśnień.

 

2. Rejestrowanie wizerunki dzieci do użytku placówki:

 

W sytuacjach, w których nasza instytucja rejestruje wizerunki dzieci do własnego użytku, informujemy, że:

 

1. Dzieci i rodzice/opiekunowie prawni zawsze będą poinformowani o tym, że dane wydarzenie będzie rejestrowane.

 

2. Zgoda rodziców/opiekunów prawnych na rejestrację wydarzenia zostanie przyjęta przez nas na piśmie oraz uzyskamy przynajmniej ustną zgodę dziecka.

 

3. Rejestracja wydarzenia zostanie zlecona osobie zewnętrznej (wynajętemu fotografowi lub kamerzyście) zadbamy o bezpieczeństwo dzieci i młodzieży poprzez: zobowiązanie osoby/firmy rejestrującej wydarzenie do przestrzegania niniejszych wytycznych,

 

• zobowiązanie osoby/firmy rejestrującej wydarzenie do noszenia identyfikatora w czasie trwania wydarzenia,
• niedopuszczenie do sytuacji, w której osoba/firma rejestrująca będzie przebywała
  z dziećmi bez nadzoru pracownika naszej instytucji,
• poinformowanie rodziców/opiekunów prawnych oraz dzieci, że osoba/firma rejestrująca wydarzenie będzie obecna podczas wydarzenia i upewnienie się, że rodzice, opiekunowie prawni udzielili pisemnej zgody na rejestrowanie wizerunku ich dzieci.

1.  Rejestracja wydarzenia wykonana przez nauczyciela przedszkola: zadbamy o bezpieczeństwo dzieci i młodzieży poprzez: zobowiązanie osoby rejestrującej wydarzenie do przestrzegania niniejszych wytycznych,

 

• poinformowanie rodziców/opiekunów prawnych oraz dzieci, że nauczyciel przedszkola rejestrujący wydarzenie będzie obecny podczas wydarzenia i upewnimy się, że rodzice, opiekunowie prawni udzielili pisemnej zgody na rejestrowanie wizerunku ich dzieci.
• Wykonujemy zdjęcia sytuacyjne lub grupowe 3-4 z wydarzenia organizowanego przez przedszkole
• Zdjęcia przekazujemy za zgodą wszystkich rodziców z danej grupy przedszkolnej wybranemu rodzicowi przez ogół rodziców na zebraniu grupowym. Rodzic ten przekazuje zdjęcia pozostałym rodzicom z danej grupy
• Zdjęcia te lub nagrania zawierające dzieci nie mogą być udostępnione w mediach społecznościowych ani w serwisach otwartych

 

Jeśli wizerunek dziecka stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, impreza publiczna, zgoda rodziców/opiekunów prawnych dziecka nie jest wymagana.

 

3. Rejestrowanie wizerunki dzieci do prywatnego użytku:

 

W Sytuacjach, W których rodzice/opiekunowie lub widzowie szkolnych wydarzeń i uroczystości itd. rejestrują wizerunki dzieci do prywatnego użytku, informujemy na początku każdego z tych wydarzeń o tym, że:

 

1. Tylko rodzice/prawni opiekunowie rejestrują wizerunek swojego dziecka na tle dekoracji wykonanej w tym celu w przedszkolu po uroczystościach przedszkolnych  swoim nośnikiem 

 

2. Zdjęcia lub nagrania zawierające dzieci nie powinny być udostępnione w mediach społecznościowych ani w serwisach otwartych chyba że jest na to zgoda.

 

3. Przed publikacją zdjęcia/nagrania online zawsze warto sprawdzić ustawienia

prywatności, aby upewnić się, kto będzie mógł uzyskać dostęp do wizerunku dziecka

 

4. Rejestrowanie wizerunki dzieci przez osoby trzecie i media:

 

1. Jeśli przedstawiciele mediów lub dowolna inna osoba będą chcieli zarejestrować

organizowane przez nas wydarzenie i opublikować zebrany materiał, muszą zgłosić taką prośbę wcześniej i uzyskać zgodę dyrekcji. W takiej sytuacji upewnimy się, że rodzice/opiekunowie prawni udzielili pisemnej zgody na rejestrowanie wizerunku ich dzieci. 

 

Oczekujemy informacji o:

 

• imieniu, nazwisku i adresie osoby lub redakcji występującej o zgodę,
• uzasadnieniu potrzeby rejestrowania wydarzenia oraz informacji, w jaki sposób i w jakim kontekście zostanie wykorzystany zebrany materiał,
• podpisanej deklaracji o zgodności podanych informacji ze stanem faktycznym.

 

2. Personelowi instytucji nie wolno umożliwiać przedstawicielom mediów i osobom nieupoważnionym utrwalania wizerunku dziecka na terenie placówki bez pisemnej zgody opiekunów prawnych dziecka oraz bez zgody dyrekcji.
3. Personel placówki nie kontaktuje przedstawicieli mediów z dziećmi, nie przekazuje mediom kontaktu do rodziców/opiekunów prawnych i nie wypowiada się w kontakcie
   z przedstawicielami mediów o sprawie dziecka lub jego rodzica/opiekuna prawnego. Zakaz ten dotyczy także sytuacji, gdy pracownik jest przekonany, że jego wypowiedź nie jest w żaden sposób utrwalana.
4. W celu realizacji materiału medialnego dyrekcja może podjąć decyzję o udostępnieniu wybranych pomieszczeń instytucji dla potrzeb nagrania. Dyrekcja podejmując taką decyzję poleca przygotowanie pomieszczenia w taki sposób, aby uniemożliwić rejestrowanie przebywających na terenie instytucji dzieci.

 

5. Zasady w przypadku niewyrażenia zgody na rejestrowanie wizerunku dziecka.

 

Jeśli dzieci, rodzice lub opiekunowie prawni nie wyrazili zgody na utrwalenie wizerunku dziecka, będziemy respektować ich decyzję,

Z wyprzedzeniem ustalimy z rodzicami/opiekunami prawnymi i dziećmi, w jaki sposób osób rejestrująca wydarzenie będzie mogła zidentyfikować dziecko, aby nie utrwalać jego wizerunku na zdjęciach indywidualnych i grupowych.

Rozwiązanie, jakie przyjmiemy, nie będzie wykluczające dla dziecka, którego wizerunek nie powinien być rejestrowany.

 

6. Przechowywanie zdjęć i nagrań

 

Przechowujemy materiały zawierające wizerunek dzieci w sposób zgodny z prawem i bezpieczny dla dzieci:

 

1. Nośniki analogowe zawierające zdjęcia i nagrania są przechowywane w zamkniętej na klucz szafce a nośniki elektroniczne zawierające zdjęcia i nagrania są przechowywane w folderze chronionym z dostępem ograniczonym do osób uprawnionych przez instytucję. Nośniki będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa o archiwizacji i/lub okres ustalony przez placówkę w polityce ochrony danych osobowych.

 

2. Nie przechowujemy materiałów elektronicznych zawierających wizerunki dzieci na nośnikach nieszyfrowanych ani mobilnych ani mobilnych, takich jak telefony komórkowe i urządzenia
   z pamięcią przenośną.

 

4. Sprzętem, którego używamy jako instytucja, są urządzenia rejestrujące należące do nauczycieli. Nauczyciel po wykonaniu zdjęcia zapisuje na nośniku chronionym i usuwa z nośnika prywatnego. 

 

Przydatne uwagi:

 

W naszych działaniach kierujemy się odpowiedzialnością i rozwagą wobec utrwalania, przetwarzania, używania i publikowania wizerunków dzieci. Dzielenie się zdjęciami i filmami z naszych aktywności służy celebrowaniu sukcesów dzieci, dokumentowaniu naszych działań i zawsze ma na uwadze bezpieczeństwo dzieci. Wykorzystujemy zdjęcia/nagrania pokazujące szeroki przekrój dzieci –

chłopców i dziewczęta,

dzieci w różnym wieku, o różnych uzdolnieniach, stopniu sprawności i reprezentujące różne grupy etniczne,

Zgoda rodziców/opiekunów prawnych na wykorzystanie wizerunku ich dziecka jest tylko wtedy wiążąca, jeśli dzieci i rodzice/opiekunowie prawni zostali poinformowani o sposobie wykorzystania zdjęć/nagrań i ryzyku wiążącym się z publikacją wizerunku.

Dbamy o bezpieczeństwo wizerunków dzieci poprzez:

* Pytanie o pisemną zgodę rodziców/opiekunów prawnych oraz o zgodę dzieci przed zrobieniem i publikacją zdjęcia/nagrania. Dobrą praktyką jest również pozyskiwanie zgód

samych dzieci.

* Udzielenie wyjaśnień, do czego wykorzystamy zdjęcia/nagrania i w jakim kontekście, jak będziemy przechowywać te dane i jakie potencjalne ryzyko wiąże się z publikacją zdjęć/nagrań online.

* Unikanie podpisywania zdjęć/nagrań informacjami identyfikującymi dziecko z imienia i nazwiska. Jeśli konieczne jest podpisanie dziecka używamy tylko imienia.

* Rezygnację z ujawniania jakichkolwiek informacji wrażliwych o dziecku dotyczących m.in. stanu zdrowia, sytuacji materialnej, sytuacji prawnej i powiązanych z wizerunkiem dziecka

(np. w przypadku zbiórek indywidualnych organizowanych przez naszą instytucję).

* Zmniejszenie ryzyka kopiowania i niestosownego wykorzystania zdjęć/nagrań dzieci poprzez przyjęcie zasad:

• wszystkie dzieci znajdujące się na zdjęciu/nagraniu muszą być ubrane, a sytuacja zdjęcia/nagrania nie jest dla dziecka poniżająca, ośmieszająca ani nie ukazuje go w negatywnym kontekście,

* zdjęcia/nagrania dzieci powinny się koncentrować na czynnościach wykonywanych przez dzieci i w miarę możliwości przedstawiać dzieci w grupie, a nie pojedyncze osoby.

* Rezygnację z publikacji zdjęć dzieci, nad którymi nie sprawujemy już opieki, jeśli one lub ich rodzice/opiekunowie prawni nie wyrazili zgody na wykorzystanie zdjęć po odejściu z placówki.

 

7.   Zasady ochrony danych osobowych małoletnich

 

1. W szkole wdrożono Politykę ochrony danych osobowych osób fizycznych   (pracowników, uczniów, rodziców/opiekunów) oraz powołano Inspektora ochrony danych. (Załącznik nr 1 PODO).

 

2. Dokumentacja RODO została opracowana zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 Europejskiego i Rady (UE)

Nr  2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku

Z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia  dyrektywy  95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L z 2016 r. 119, s. 1 ze zm.) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych  z uwzględnieniem zasad:

 

1) zasady zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości,

2) zasady ograniczenia celu przetwarzania danych,

3) zasada minimalizacji danych,

4) zasada prawidłowości danych,

5) zasady ograniczenia przechowania danych,

6) zasady integralności i poufności danych,

7) zasady rozliczalności.

 

3. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych małoletnich rodziców posiadają upoważnienie do ich przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 i 9 RODO (załącznik 5 PODO – wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych)

 

4. Na potrzeby przetwarzania w formach zdalnych (nauka zdalna, przekazywanie danych osobowych do OKE, SIO, organów upoważnionych do ich przetwarzania danych osobowych małoletnich) w formie zdalnej, w szkole opracowano zasady ich przetwarzania oraz zasady zachowania bezpieczeństwa przetwarzania – Regulamin pracy zdalnej.

 

5. Każdy pracownik posiadający dostęp do danych osobowych złożył pisemne oświadczenie o znajomości Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych pod rygorem odpowiedzialności karnej i zobowiązał się do jej przestrzegania pod rygorem odpowiedzialności karnej (Załącznik 3 PODO).

 

6. Rodzice opiekunowie małoletnich są informowani o przetwarzaniu danych osobowych dzieci poprzez klauzule informacyjne (Załącznik 8d  PODO).

 

7. Dyrektor szkoły wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
8. Dane osobowe uczniów zarejestrowane w formie pisemnej (dzienniki lekcyjne, arkusze ocen, zaświadczenia, zwolnienia oraz inna dokumentacja pisemna zawierająca dane osobowe małoletnich jest chroniona w zamykanych szafach z ograniczonym dostępem do pomieszczeń ich przechowywania (sekretariat, pokój nauczycielski, gabinety psychologa, pedagoga).

 

9. W szkole wdrożono odpowiednią procedurę postępowania na wypadek wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych (Rozdział XXXIII PODO, Procedura nr. 3).

 

10. Dane osobowe małoletnich udostępniane są wyłącznie podmiotom do ich uzyskania.

 

11. Dane osobowe umieszczone w Niebieskiej Karcie „A” udostępniane są zespołowi interdyscyplinarnemu, powołanemu w trybie ustawy z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu przemocy domowej.